Off Zoo

teletreball

Mini Guia de teletreball

Corren per la web molts documents aquests dies amb consells i eines per al teletreball; des de Creactivitat et facilitem la feina amb una selecció dels millors recursos per a treballar des de casa.

Durant aquesta situació de confinament que estem vivint per causa de la propagació del COVID-19, les formes de relació entre els treballadors i empreses han canviat radicalment i de manera sobtada.

La importància del teletreball ha cobrat rellevància i durant les últimes setmanes, el nombre de teletreballadors ha augmentat massivament. No obstant això, no totes les persones estan en la mateixa situació i sorgeixen certs problemes o dificultats per a continuar amb l’activitat laboral.

Existeixen diferents modalitats de teletreball que permeten a les empreses seguir amb normalitat la seva activitat, gràcies a l’ús de les noves tecnologies (TIC), és per això que des de Creactivitat us presentem una mini guia de teletreball on detallem una sèrie de recomanacions, eines o recursos per a treballar des de casa, i exposem les possibles ajudes per a les empreses i treballadors.


ÍNDEX

  1. RECOMANACIONS
  2. EINES I RECURSOS
  3. PRESTACIONS I AJUDES
  4. SEGURETAT TÈCNICA I LEGAL
  5. CONSELLS PERSONALS
  6. RECOMANACIONS GENERALS

Recomanacions

Davant aquesta situació de crisi sanitària, tots hem de seguir unes pautes de comportament i actuació ciutadana, no obstant això, en molts països l’hàbit del teletreball no està molt estès i existeix certa desinformació sobre aquest tema. Per això, en el següent enllaç podreu consultar les recomanacions per a empreses i persones teletreballadors sobre actuacions vinculades a les situacions que es puguin produir per efecte del COVID-19 proporcionades per la Generalitat de Catalunya.

Eines i recursos

La falta de recursos o el desconeixement de les eines per al teletreball són el principal problema al qual s’enfronten molts treballadors. Existeixen nombroses plataformes i noves tecnologies que ens faciliten l’activitat laboral des de casa, a continuació, detallem una selecció de les millors eines per al teletreball:

Xats de comunicació, essencials per a comunicar-nos amb els nostres companys i organitzar les tasques de treball. Plataformes com slack.com (Correu intel·ligent perfecte per a la gestió de treball en equip), Jitsi.org (Vídeo conferències gratuïtes sense registre ni instal·lació de programari) o Zoom.us (Vídeo conferències gratuïtes amb qualitat HD).

Gestió de projectes, el primer pas per a un treball ben fet és l’organització. Per a això, podem comptar amb eines com www.trello.com (Trello és un programari d’administració i organització de projecte), www.asana.com (Aplicació web i mòbil per a optimitzar la comunicació i la col·laboració en equip) o www.redmine.org (Eina completa per a la gestió de projectes).

Gestió de vendes, sens dubte, cal no oblidar la comunicació amb els nostres clients, gràcies a www.Hubspot.es (Programari de màrqueting, vendes i servei d’atenció al client) i a www.Sumacrm.com (CRM online senzill i útil per a pimes), podrem mantenir una bona relació entre empreses i clients.

Gestió laboral, és important també per a les empreses la gestió del personal, una plataforma que facilita molt el treball és www.wolterskluwer.es (Gratis per a la gestió de baixes laborals COVID a3LectorFIE).

Gestió de contrasenyes en remot, la millor manera de guardar totes les contrasenyes en un lloc segur sense preocupar-nos de perdre-les amb www.Keepass.info (Administrador de gestió de passwords gratuït i de codi obert) o 1PASSWORD.COM (Administrador de gestió de contrasenyes úniques i encriptades).

Prestacions i ajudes

No totes les empreses i treballadors estan en les mateixes condicions i és veritat que durant aquest període de crisi uns es veuen més afectats que uns altres, per aquest motiu us facilitem una llista amb els tipus d’ajudes ofertes per la Generalitat de Catalunya:

Per a més informació, podeu consultar en el portal de Acció a través del cercador d’ajudes i serveis per a l’empresa.

Una vegada consolidat el teletreball i la disposició de les eines necessàries per a dur-lo a terme, ens podrem trobar davant una sèrie de situacions tècniques o legals que ens poden perjudicar.

Per a evitar aquest tipus de circumstàncies, us vam mostrar les possibles situacions i els passos a seguir gràcies a la informació facilitada per Carlos Basteiro, advocat de l’Il·lustre Col·legi de l’Advocacia de Barcelona (ICAB). 03/04/2020. Per a més informació podeu consultar aquest enllaç:

És possible que us trobeu a una situació de teletreball amb recursos facilitats per l’empresa (ordinador, ipad, connexió VPN, tel. mòbil, etc.)

  • Segueix de manera estricta les instruccions que t’han donat. Hauria d’existir un protocol de teletreball o algun document legal informatiu.
  • Utilitza-ho només tu, si ets l’única persona assignada, i només per a l’activitat professional.
  • No modifiquis les seves configuracions.

Si esteu utilitzant dispositius tecnològics personals per a treballar des de casa hauríeu de tenir en compte els següents aspectes:

Per a protegir el dispositiu:

  • És aconsellable instal·lar un antivirus i un Firewall: Existeixen molts gratuïts i de confiança (Avast, AVG, McAfee, Kaspersky, etc.).
  • Actualitzar el sistema operatiu i programes. (Sistemes gratuïts VPN: Cyberghost, Hide.me, Opera VPN).
  • Crear un compte d’usuari específica per a l’activitat professional.
  • Connectar-se al servidor de l’empresa només a través de la Xarxa Privada Virtual (VPN) que t’han habilitat. (Sistemes gratuïts alternatius al VPN: Cyberghost, Hide.me, Opera VPN).

Per a protegir la informació:

  • Utilitzar i guardar contrasenyes en un lloc segur (KeePass).
  • No compartir documents i informació en entorns no segurs o amb 3r fora de l’estricte àmbit laboral.
  • Xifrar documents sensibles compartint la contrasenya amb destinatari per un mitjà segur diferent (7Zip, Encrypto), o millor compartir-los en entorns propis controlats (Gdrive, Dropbox, Microsoft 365, etc.).
  • Realitzar còpies de seguretat periòdiques de la informació que tractes i generes, independentment que es refereixi a dades de caràcter personal o no.
  • Esborrar les dades de manera segura (Eraser, Undelete 360).
  • Xifrar el disc dur i dispositius com l’USB (Bitlocker, Verocrypt, USB Safeguard).

Per a protegir la connexió a la Xarxa:

  • Revisar l’encaminador-wifi amb el teu operador perquè estigui actualitzat i amb mesures bàsiques de seguretat activades.
  • No usar xarxes wifi obertes i/o públiques.

Consells personals

Atenció a emails rebuts de remitents desconeguts.

Remitents coneguts, però amb contingut no habitual:

  • Evitar obrir arxius adjunts ni descarregar documents en els teus dispositius, si no tens el 100% de seguretat de: qui ho envia, per què ho envia, amb quina finalitat, què conté, quan està programat que ho rebis, o havies parlat prèviament amb el remitent sobre el document.
  • Per defecte, posa en dubte qualsevol acció que suposi accés a les teves dades (comptes corrents, targetes de crèdit, informació personal o íntima).

Recomanacions generals

Finalment, oferim una sèrie de recomanacions i consells generals que podrien ajudar-vos en el vostre dia a dia:

  • Crear un espai en condicions per a treballar que sigui ergonòmic.
  • Crear una llista de coses per fer cada dia. Prioritza coses urgents i coses importants.
  • Limitar fronts oberts i ordenar el temps.
  • Establir objectius clars, coherents i assequibles. Fixar un període de temps per a aconseguir-lo.
  • Compartir els teus propòsits i complicacions amb la resta de l’equip i amb altres assessors especialitzats.
  • Reconsiderar les teves prioritats i donar-te un espai de respir.
  • Establir un horari específic per a relacionar-te amb els teus familiars, amics, treballadors i clients.
  • Avaluar la teva activitat i ajustar expectatives.

Si us ha resultat útil aquesta informació podeu descarregar aquesta guia en el següent enllaç.

DESCARREGAR MINI GUIA DE TELETREBALL